（1）文档是指文书、档案等的或电子的材料。文档是本会工作信息的重要，本会提倡善用文档，通过文档获取校内外工作信息，汲取有益的工作经验。

   （2）本会人事档案、业务文档的管理由秘书处负责，各部门必须保存与本部门工作相关的文档副本。文档管理部门应做好文档的分类、保存等工作。

   （3）各部门和各活动项目的承办单位应为本会文档管理做基础工作，重视文件资料管理工作，须指定专人负责文件资料管理工作。

   （4）各部门和各活动项目的工作计划和总结是本会文档的重要组成部分。各部门应在每学期开学四个星期内把工作计划送档，应在每学期最后三个星期前把学期工作总结送档。本会主办的各活动项目的承办单位应在活动项目结束后一个星期内把活动项目的计划和总结一并送档，并领取档案材料入库收据。送档的资料须是主席团批复的资料。

   （5）送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整誊写。

   （6）指导老师、主席（副主席）、文档主管干部和当天值班干部可直接查阅业务文档，其他人员在上述人员在场时可以查阅文档。主席（副主席）可直接查阅各部门干部的人事档案，各部门负责人可查阅本部门干部的人事档案。

   （7）因工作需要文档管理部门可向各部门外借文档，时间最长不超过一个月，要求继续使用的，应办理续借手续。经办人应作借出登记，归还时撤销登记。借用人在使用过程中应保证文档完好无缺，到期归还或续借。

   （8）每学期末，秘书长应清点文档，督促借出人归还。

                                                                              吉林工商学院学生会